五十嵐です。

いよいよサイボウズLiveが終了してしまうのが、今年4月15日となってしまいました。当社もサイボウズLive難民です。

はっきりと断言しますが「サイボウズLive」は、もしも有料となっても使い続けていいグループウェアでした。Simple is Bestです。

この代替えを昨年から、いろいろなグループウェアなどをトライアルをしてきたのですが、結果として「サイボウズLive」で気に入っていた「掲示板」「ToDo」を、同じような操作性やシンプルな形で移行できるものはありませんでした。
(この際、別のソフトで行なっていたガンチャートの移行も検討していたこともありましたが)

最終的に候補に残ったのは。

kintone
サイボウズOffice
Zoho
chatwork(現在使用)+Googleスプレッドシート
Aipo
Stock

いろいろ試したのですが、運用費が高いか、機能が複雑すぎるか、シンプルだけど操作性がイマイチか、今流行りのタイムライン形式になっていて、掲示板の機能を我々流に活用していた「ストック」という機能ではないかです。

試せば試すほど、「サイボウズLive」って、素敵なグループウェアだなと思ってしまいます。

で、ちょっと頭を切り替える機会があり、これまでの単に過去の社内情報を蓄積する(掲示板)、社内でのやることを見える化しておく(ToDo)ではなく、社内の業務ワークフローをこの際に改革する機会として捉えてみようと考えることにしました。

そこで新たな候補に上がったのは「プロジェクト・タスク管理ツール | Backlog」というクラウドです。

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正直なところ、当社の従業員規模からすると、これまで代替えを考えてきた各種クラウドよりもBacklogの運用費が高いので、当初は代替え候補にも上がっていなかったのですが、まずはトライアルしてみようと思いテストしたら、これなら代替えも出来そうな感じというよりも、ワークフロー改革ができるなと思い始めています。

まず、これまでのサイボウズLiveの「Todo」機能は、Backlogの「課題」に代替えできます。かつ、これがガンチャートにも化けるのも魅力的なので、単にこれまでの社内共有情報のデータベース化ではなく、お客様ごとのプロジェクトのタスクもBacklogで一元管理できそうというのが、最大の魅力として考えています。(お客様プロジェクトは、これまでは別のガンチャートクラウドで管理していました)

で、これまでのサイボウズLiveの「掲示板」機能は、Backlogの「Wiki」に代替えできます。Wikiというシンプルな情報データベース化の機能なので、シンプルなだけに応用が効きやすいです。

これも、これまでの単に社内で残しておきたい情報のデータベース化だけでなく、お客様ごとのプロジェクトでの仕様書やヒヤリング結果などを「Wiki」で残し、プロジェクトで関わるメンバーがいつでも原点やベクトルを確認できることにも使えそうです。

これらを踏まえて、一番魅力的に感じているのは、社内の「紙情報」を、ほとんど無くすことができそうだという可能性です。

当社ではIT会社ではありますが、まだまだ「紙」でお客様の情報を整理していたり、社内の届出なども「紙」でやっているものがあります。これの意図は、口頭での「言った、言わない」を無くす、または「情報を存在させる」など、業務が1つ1つ整理され、完了されるようにするためなのが最大の意図でした。

しかし、Backlogを使うと、機能の「課題」を使って、誰が担当者なのか、それが現在どのような進捗具合なのか、期日はどうなっているのか、などを設定できるのと、「Wiki」を使って各種情報をストックし、かつ簡単に検索できるので、これまでの社内で行なっていた「紙」でのやりとりのほどんどをBacklogで、一元管理して出来そうだなと思えてきました。

社内で「紙」がなくなれば、プリンタのコストも減らせますし、コピー用紙も削減できます。で、何と言っても、スタッフが「紙」を持って誰かに依頼しに行くようなコミュニケーションコストも削減できます。(これが一番生産性が上がりそうだと思っていますが・・・)

そして、これができれば一部の社員はテレワーク(在宅勤務)で仕事することも、できるようになるでしょう。

まだ、検討段階でテスト中ですが、ようやく「サイボウズLive難民」から、脱出できそうです。