当社で導入しているプロジェクト管理クラウドを紹介します
当社は、ホームページ制作会社のため、複数のプロジェクトを並行して進めています。
だいたい10~15くらいのプロジェクトが同時に進んでいますので、その進行管理や情報整理をいかに効率よく行っていくかが生産性を高める鍵となっています。
前のブログでは「社内Wiki」のことで記事を書きましたが、今回は当社で導入している「Backlog（バックログ）」というプロジェクト管理＆情報整理のクラウドについて紹介します。
>>「Backlog（バックログ）」サイト
この「Backlog」を2018年に導入するまでは、ファイルにホームページ制作の進行を管理するためのヒアリングシートや企画書などを挟み、そして必要な情報を書き入れていました。
そのファイルは普段書庫で保管し、プロジェクトに関わる人は書庫から出して、机の上でそれを開いて作業しているような感じでした。
今考えると、とてもアナログです・・・。
1つのホームページ制作のプロジェクトにつき1つのファイルが必要になりますので、あらかじめプロジェクト進行に関わる記入シートを印刷し、それをファイリングし、いつプロジェクトがスタートしてもいいように何部も用意するなどの作業がありました。
意外と時間のかかる作業を、社員が行っていました。
年間で見ると、そのファイルは50〜80冊くらいにはなり、それを3年くらいは保管する必要もあるため、その保管先の書庫もいっぱいになります。
かつ3年経過したファイルで機密情報をシュレッダーにかけたり、ファイルを破棄するのに、お盆休み前と年末の大掃除にタイミングで、社員全員でその処分作業を行っていました。
「Backlog」を導入することで、上記のファイル制作と処分のための作業がなくなっただけでも、気が楽になりましたし、生産性があがっています。
「Backlog」でできるとこ
プロジェクト管理
このBacklogを導入するにあたり、これは外せないと決めていた機能はプロジェクト進行をガンチャートとで見える化できることです。
Backlogでは、1つのプロジェクトを、それぞれの作業に細分化し担当者と期限を決めて「課題」に登録することで、ガンチャートとして見ることができます。
どの作業が作業中で、どの作業が完了しているのかは、色別で区分けされていますので、プロジェクトリーダーはガンチャートを見ることで、順調なのか遅れているのかも分かります。
あとBacklogでは、1つの課題に対して1人の担当者となっているため、その作業が誰の責任なのか、いつそれを行えばいいのかも明確になります。
最初は、1つの課題に対して複数人を担当にしたいという考えもあったのですが、そうすると実際には誰が作業するのかが不明確になるため、1つの課題に対して1人の担当者というBacklogの仕様は、当たり前ですが素晴らしいルールです。
それと、この「課題」の利用方法で重宝していることがあります。
それは、メールで届いた内容をBacklogの課題に取り込むという機能です。
具体的には、当社の公式ホームページから新規の問い合わせが入った場合のみ、Backlogの課題にその内容が自動登録されるようにしています。
メールですと、いろいろな案内や連絡も来ますし、迷惑メールも来るので、重要なメールがあっても見落としがちになってしまいます。
しかし、あるメールアドレスに届いたものは、Backlogで作成したメールアドレスに自動転送かけることで、Backlog側のそのプロジェクトに自動的に「課題」として登録してくれます。
そうすることで、重要なメールを見落とすことが無くなりますし、その重要なメールに対して誰がどんな対応をしたのかの議事録も残せ、かつ完了したのかどうかも記録できます。
これは非常に便利で、いろいろ助かっています。
Backlogといろいろなソフトを連携させることができます
Wikiの機能
この「Wiki」は、本当にいいです。
1つのプロジェクト管理の中に、それ専用の「Wiki」があります。
もちろん、いくつでもページを作れますし、タグをつけられるのでグループ分けもできます。
ホームページ制作案件のプロジェクトでは、以下のWikiテンプレートを用意しておき、必要な情報を入れるようにしています。
●お客様基本情報
会社情報、プロジェクトの概要、目的・得たい効果、ターゲット、ホームページの仕様などなど。
●アジェンダ・議事録
打ち合わせ前に、何を聞くのか、どんなことを打ち合わせで達成するのかを記入し、打ち合わせが終わったらその議事録を記入します。
Backlogではデフォルトで以下のテンプレートも用意されています。
・キックオフテンプレート
・振り返りテンプレート
・議事録
・進捗報告テンプレート
これに、準じて書いて行ってもよいかと思います。
あと当社の場合、新入社員が入ってきた場合に説明することを「Wiki」で残していたり、研修に参加しての報告書も「Wiki」にしたりと、ありとあらゆる情報を「Wiki」に保管しています。
そうすることでのメリットは、何かの情報を調べたい時、その関連するキーワードを検索すれば、ヒットすることです。
社内で「あれどこに書いてある？」「あの時どうだっけ」「どこいった？どこいった？」の探すという時間が激減しました。
これが最大のメリットだと感じています。
（なお、セキュリティー関しては2段階認証を行っています）
ファイル共有
大きなファイルなどは社内の共有ディスクで管理していますが、各プロジェクトごとで必要な軽い資料は、Backlogの「ファイル共有」で管理したりします。
例えば、どこかの会社のホームページを制作する際にいただいた、会社概要のパンフレットPDFなどは、各プロジェクトの「ファイル共有」で管理した方が見つけやすいです。
あと当社の場合は「契約書」をスキャンして、Backlogの「ファイル共有」で管理しています。
どうしても「契約書」を紙で取り交わしていることが多いですので、社員が過去の契約書を見る際に、ファイリングしている場所に行かなければなりませんでした。
しかも、これまでの多数の契約書の中から、目的の契約書を探すのも大変です。
しかし今は、Backlogのファイル共有から「相手先の名前」で検索すれば、瞬時に見つかりますし、契約内容もどこにいても見ることができます。
導入を検討する場合は
ホームページ制作案件は複数が並行して進んでいますので、Backlogに登録するプロジェクト数も複数必要になります。
「プレミアムプラン（月額21,780円）」なら、無制限にプロジェクトを作成でき、かつユーザー登録も無制限ですが、最初からこのプランを契約するのは高いかなと思う方は、初めは「スタータープラン（月額2,640円）」のユーザー数30人までプロジェクト数5個から始め、その次にプロジェクト数が増えるにしたがって「スタンダードプラン」→「プレミアムプラン」とプランアップさせると良いと思います。
当社でもそうやって始めていきました。
プロジェクト管理で困っている方には「Backlog」は、おすすめです。
