IGARASHI BLOG社内版ウィキペディア

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DX化で社内の「書類」を無くしましょう!

社内の「書類」を無くす取り組みは、DX化が叫ばれる前から始めている会社も多いかと思いますが、まだまだ書類が残っている会社も多いかと思います。
当社は、ホームページ制作会社ではありますが、お恥ずかしながら数年前までは、プロジェクト案件での情報整理は「書類」で行っていました。
(社内のお知らせ関係は、サイボウズLiveを当時は使っていました)
しかし、当社も2018年からは「Backlog」というプロジェクト管理のクラウドを導入してから、社内から書類がかなり無くなりました。

>>Backlogサイト

この「Backlog」というプロジェクト管理のクラウドは、ホームページ制作会社はもちろん、IT会社は特に導入されているクラウドですが、そうでない分野の企業でも導入されています。

この「Backlog」のいいところは、プロジェクト案件ごとで管理が出来るのはもちろんなのですが、「Wiki」の機能も搭載されているので、文章を作成して管理しておくのが、とても簡単です。

ワードのようなソフトですと、どうしても見た目を重視しがちになりますが、「Wiki(ウィキ)」の場合は文章構造を重視していますので、テキストを残すことに注力できるのがいいところです。

なので、プロジェクト管理を行う分野の会社には、「Backlog」はとてもおすすめです。

しかし、プロジェクト管理はあまりない企業も多いかと思います。
そして、社内のITリテラシーはそんなに高くないので、複雑な機能はいらないな〜。という会社も多いかとも思います。
そんな会社にはこれがいいかもしれません。

社内版ウィキペディア「NotePM」



「NotePM」は、当社が導入している「Backlog」からプロジェクト管理の機能を省いたようなクラウドです。
「Wiki(ウィキ)」機能のクラウドで、とても安価だと思います。

>> NotePMサイト

そも「Wiki(ウィキ)」とは何なのか?
以下、Wikipediaからの引用です。

ウィキ(Wiki)とは、不特定多数のユーザーが共同してウェブブラウザから直接コンテンツを編集するウェブサイトである。一般的なウィキにおいては、コンテンツはマークアップ言語によって記述されるか、リッチテキストエディタによって編集される。
ウィキはウィキソフトウェア(ウィキエンジンとも呼ばれる)上で動作する。ウィキソフトウェアはコンテンツ管理システムの一種であるが、サイト所有者や特定のユーザーによってコンテンツが作られるわけではないという点において、ブログなど他のコンテンツ管理システムとは異なる。またウィキには固まったサイト構造というものはなく、サイトユーザーのニーズに沿って様々にサイト構造を作り上げることが可能であり、そうした点でも他のシステムとは異なっている。
ウィキウィキはハワイ語で「速い」を意味する形容詞の wikiwiki から来ており、ウィキのページの作成更新の迅速なことを表し、ウォード・カニンガムがホノルル国際空港内を走る "Wiki Wiki Shuttle" からとって "WikiWikiWeb" と命名したことに始まる。

簡単に言うと、とっても簡単に書類を作成できて、管理できて、検索できる仕組みということです。

紙の書類ではなく「Wiki(ウィキ)」で管理することのメリット

当社も上記に書いた通り、2018年からBacklogを導入してから、紙の書類は本当に少なくなりました。
私が体験している、紙の書類ではなく「Wiki(ウィキ)」で管理することのメリットは以下の通りです。

1. 印刷するプリント回数が減った。
2. コピー用紙の購入量が減った。
3. プリンタのインク購入量が減った。
4. プリンタが長持ちしている。
5. ファイリングする作業が減った。
6. 書類を破棄する(シュレッダーにかける)手間が減った。
7. なんと言っても「あれどこ行った?」という、書類を「探す」という時間が無くなった。(検索すれば出てくるので)

一番のメリットは、上記7番で書いた、書類を「探す」という時間が無くなった。が大きいです。
社員全員で、この時間が無くなったのは、とても生産的ですね。

まだ、社内に書類が溢れている会社は、この機会に「NotePM」のようなクラウドを利用することをおすすめします。