IGARASHI BLOG自動でボイスワープ設定をする

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電話転送を自動で行う方法があります



これも当社にとってのDX(デジタルトランスフォーメーション)の1つですが、電話転送(ボイスワープ)を時間を設定して自動転送かける方法をご紹介します。
有料のサービスですが「ひかり電話転送」というサービスを利用しています。

当社は、Webプロモーションおよびホームページ制作を行っておりますが、制作における生産性を高めるために、代表電話の電話受付時間を17時までとさせていただいています。
業務は18:10まで行っていますが、17時を過ぎると自動的に「スマート留守電」というアプリにボイスワープにて自動転送させ、留守番電話を入れていただいた内容は音声入力でテキスト化されて、社内のチャットに送信される仕組みにしています。
※「スマート留守電」に関しては過去のブログをご覧ください。(こちら

このボイスワープへの転送に関しては、通常NTTから用意されているボイスワープの管理画面に入って、手動で転送先に切り替えるのですが、これが毎日となると結構大変な作業です。
「今日は誰の当番だ!また忘れているよ!」となるとストレスが溜まります。

そこで、ボイスワープをスケジュールして自動で転送できるサービスはないかな?と探してみると、いくつかヒットしました。
ただ、月額料金もそれなりにします。
1,000〜3,000円くらいでしょうか?
しかも、1転送するにあたりお金がかかるサービスもありました。

それに対して当社が利用している「ひかり電話転送」サービスは、月額440円と格安です。

他社製品と比べて、なぜこんなに安いのか?

以下、「ひかり電話転送」ホームページからの引用です。

電話の種類を「ひかり電話」に限定し、NTT が運営している「ひかり電話設定サイト」を利用するためです。
他社製品は、電話をかけてボイスワープの設定を行う仕組み(「リモートコントロール」)を利用しているため、1回の設定ごとに通話料がかかり、それが上乗せされた料金体系になっています。
近年は、アナログ回線やISDN 回線のメリットがなくなり、電話回線を新たに引くときにはひかり電話回線にすることが多くなってきています。
このため、弊社では、対象の電話回線をひかり電話に限定することで、安価にサービスを提供することといたしました。

端的にいうと、NTT が運営している「ひかり電話設定サイト」を利用して、そこのサイトにログインして変更してしまうので安いということです。
しかも、この機能は特許をとっているというから、すごいですね。

設定方法も、非常にシンプルで良くできています。
まずは、ボイスワープの管理画面にログインするための、電話番号とパスワードを登録します。
転送させる先の電話や何時に転送させるかなどのパターンをあらかじめ設定しておき、以下のカレンダーに設定する日付を選んで登録するだけです。
あとは、このホームページ(裏側の機能)が自動で行ってくれます。

なので、数ヶ月先までスケジュールを組んでいたら、毎日何もしなくても決まった時間に電話転送して、決まった時間に解除してくれます。
人がこの作業を行っても1日3分くらいかもしれませんが、それを毎日行うとなると大変なストレスになるものです。

DX(デジタルトランスフォーメーション)というと、大掛かりなことをイメージしがちですが、こんなちょっとしたことでも社内の生産性は改善しますので、皆さんの会社でまだ手動でボイスワープ設定している方は、利用してみてください。

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