IGARASHI BLOG社員用の電話をどうするか?

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テレワーク用にも便利なビジネス「通話アプリ」

IT会社だからといっても、ホームページの制作において、電話での打ち合わせや電話で修正指示をいただくことは多いです。
(それでも、お客様にご協力していただき「ChatWork」でのやりとりは増えています)

2020年までは、スタッフが外出する際の電話は、会社で契約していたPHSを持たせていました。
(昔は、Y!mobileで安いプランがあったので)

ただ当時、PHSが終了となることから、どうしようかな?と・・・。
普通のスマホにすると月額費用が高いしな・・。(格安携帯が出る前の話)

それでいろいろと調べたあげく、いきついたのが「通話アプリ」です。
社員のスマホを利用さえてもらいますが、そこに「アプリ」を入れて、そのアプリ経由で電話をすれば、電話代は会社に請求される仕組みです。
これなら電話端末を複数台購入する必要もないので、初期コストも下げられます。

しかも「通話アプリ」の固定費用も、Y!mobileの1台あたりの月額費用よりも安いではないですか。
コスト削減を考えると切り替える価値もあります。

「ビジネスLaLa Call」という通話アプリ

それで、いろいろな「通話アプリ」を調べて検討した結果、当社が採用したのは「ビジネスLaLa Call」という法人向け050通話アプリです。
かつ、セントレックスタイプを契約することにしました。

他の「通話アプリ」でいいなと思ったものもあったのですが、よく調べてみると契約が数年契約になっており途中解約だと、かなりの金額を支払うものもありました。
どうも、単なる月額利用料という考えではなく、昔のビジネスフォンでよくあった契約で、高額なビジネスフォンをリース契約するような契約モデルなのです。
そのサービスのホームページを見ても、そのような記載は見つけられないのですが、クチコミ情報で調べてみると、どうもそうらしいのです・・。

この通話アプリには、ビジネスタイプではない個人向けの「LaLa Call」もあるのですが、複数台での利用を想定していないので、それを考えると会社用としては無理がある。
そして「ビジネスLaLa Call」にも契約タイプが2種類あって、通常タイプ(月額500円:5番号まで)とセントレックスタイプ(月額:2,500円)があります。

通常タイプの月額500円(5番号まで)の安さには、非常に魅力的でしたが、こちらは内線電話機能や代表機能がないんですね・・。
PHSの代用と思えば、それがなくても大丈夫ではあったのですが。

そして代表機能があると、社員のプライバシーを守りやすいと考え、通常タイプの5倍の金額でしたが、月額2,500円のセントレックスタイプを契約することにしました。

社員のプライバシーとは、何のことかと言うと。
社員の個人の電話番号を使わないとしても、社員のスマホに入れた「通話アプリ」にも、個別に050から始まる個別の電話番号が振られます。
なので、その「通話アプリ」経由で電話をすると、その個別に振られた電話番号が着信で残ってしまうのです。

お客様からしてみると、その特定のスタッフ宛に電話をすることができます。それがスタッフからしてみると束縛されているようで嫌だど。

代表機能であれば、代表の電話番号でお客様に通知が行くことで、特定のスタッフからだと分かりません。その理由でセントレックスタイプを契約しました。
(しかし実際に利用してみたら、代表の1つの電話番号で通知される仕組みではなかったので、がっかり。代表機能とは、どの個別の電話にかかってきても、グループ全ての電話が鳴るという機能でした。)

テレワークで「通話アプリ」は重宝しています

テレワークをすると問題になるのは、会社にかかってきた電話をどう取るか?誰が取るか?ですよね。

今「電話代行サービス」という、代行で会社の代表電話にかかってきた電話をとってくれるクラウドのサービスがあります。
電話を取ったあとは、すぐに担当者に繋ぐのではなく「折り返し電話します」という流れです。(誰からの電話でどんな用件かは、チャットかメールなどで配信されます)

そのサービスを使ってもいいのですが、地味にコストがかかります。
計算すると、1件あたり200円くらいになるでしょうか。
営業電話などを受けてしまっても、そのお金を支払うことになりますからね。(着信拒否設定していればかかりません)

当社の場合は、たまたまPHSの代用として先に紹介した「通話アプリ」を契約していましたので、テレワークの際は会社の代表電話にかかってきた電話を、ボイスワープを使って「通話アプリ」の電話番号に自動転送させています。
そうすると、その電話番号をLaLa Callの「代表機能」に設定しておくことで、「通話アプリ」を入れている社員のスマホ全てで電話が鳴る仕組みです。

それで、スタッフの誰かがその電話を取って、もし他のスタッフ宛だった場合は、内線機能を使ってその担当者に引き継ぐこともできます。
会社にいる時と、まったく変わらないような電話対応が可能になりました。

ボイスワープでの転送設定も、面倒だと思われるかもしれませんが、それも当社では「ひかり電話転送」というサービスを利用することで、スケジューリングして自動転送にしています。
そのやり方は、前に「スキルブログ」で書いていますので、こちらをご覧ください。
>> 電話転送を自動で行う方法があります

社員用に会社が契約した電話を提供していてコストがかかっている会社さん、テレワークをした場合の電話対応をどうしようか?と悩まれている会社さんがいましたら「通話アプリ」への変更も検討してみてください。