IGARASHI BLOGDX推進で考えていること

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留守番電話内容をテキスト化して送る

お客様からご依頼を受けた、ホームページ制作のプロジェクトを進めるにあたり、そのお客様とのやりとりを「ChatWork」で行うことが増えてきました。

これまではメールか電話でしたが、メールですと迷惑メールに入ってしまったり、見落としがあったり、そして文章も長くなりがちでお互いに生産性が悪いからです。
これも1つのDX(デジタルトランスフォーメーション)化です。

さらにDXを進めるにあたり、事務所にかかってくる電話への応対に関しては、時間を短縮することを検討しています。
現在は、朝の9:00〜スタッフが会社にいる時間までは電話をとっておりますが、電話をとって担当者に取り次ぐ、という「一行程」がホームページ制作がメインのスタッフにとっては、集中力を欠いたり、生産性を落としていたりするものです。

そこで現在検討しているのは、電話受付時間を「朝の9:00〜17:00」までと短縮させていただき、それ以降は留守番電話に残してもらったメッセージを自動でテキスト化して、メールで届くシステムを構想しています。

前は、電話を代わりにとってくれる会社にアウトソーシングして、その内容をChatWork等で送ってもらうことも考えていましたが、1件あたり100〜200円くらいかかってしまいます。
アウトソーシング先の「人」が対応するわけですので、人件費を考えるとそうなるのは理解できます。

今検討しているのは、留守番電話にはメッセージを残してもらうのですが、それを自動でテキスト化してメールでもらう仕組みです。

「スマート留守電」というアプリがある



これをどうやって行うのか。
そして、なるべく維持費用をかけずに行うには、どうしたらいいのか?

いろいろ調べてみたら、スマホにアプリを入れるタイプで、留守番電話にはメッセージを残してもらったものを、自動でテキスト化してメールで送られてくるアプリがありました。
スマート留守電」というものです。
Android版:319円/月(税込)
iOS版:360円/月(税込)

ただ、会社の電話は固定電話なので、同じようなことを固定電話でクラウド使ってできないものか?と調べてみたのですが、なかなかしっくりとするものは見当たらず。
かつ、上記の「スマート留守電」のメーカーにも問い合わせてみましたが、スマホアプリだけの機能なのだそうです。

このクラウドの時代で、コロナ禍のためにテレワークも増えてきた状況において、クラウドで同じような機能があればいいと思うのですが、無いんですよね・・。

仕方がないので「スマート留守電」のアプリを使って、行うことで考えています。

どうやってそれを構築するのか?

大枠はこうです。

・会社に掛かってきた電話をNTTの「ボイスワープ」を使って「スマート留守電」アプリが入っている会社のスマホ電話番号に自動転送します。

・会社のスマホでは「スマート留守電」の設定をしておいて、留守番電話になるようにします。
(応対メッセージも好きなものを事前に録音できます)

・あとは「スマート留守電」アプリが、自動的に留守電内容をテキスト化してくれて、あらかじめ設定しておいたメールアドレスに送信される。
(送信先は、メールでもLINEでもSlackでもOK。ChatWorkがないのは残念)

・スタッフ全員に送信されてくるメール(工夫してスタッフ全員がChatWorkでも読めるようにして)に記載されている、留守電内容がテキスト化されている内容を確認し、担当者がその方に折り返しの電話をする。

このよう流れです。


 


もう一つ面倒なことがありました


毎日17:00になったら「ボイスワープ」を手動で設定するのも面倒です。
スタッフに聞いてみましたが「忘れると思います」「設定するのがストレスです」という意見でした。

何かいい方法は無いものか??
Googleさんに聞いてみよう。

「自動 ボイスワープ設定」で検索してみるとヒットしました。
意外と探しているサービスはいろいろと出てきました。

その中でも格安だったのが「ひかり電話転送」。
初期費用は無料。月額400円(税別)。安い!!

なぜ安いのか?は、以下とのことです。

「ひかり電話転送」は電話の種類を「ひかり電話」に限定し、NTTが運営する「ひかり電話設定サイト」を利用することで、余計な手数料を省いた最小限の価格を実現しました。

これなら、自動でスケジュールを組んでボイスワープ設定と解除が可能になります。

DX化に伴う経費


月額費用 年間費用
スマート留守電 319円
(Android版)
3,828円
ひかり電話転送 400円 4,800円
合計 719円 8,628円

現在コロナ禍ということもあり、いつ全員がテレワーク体制になるかも分からない状況です。
今回は17:00以降という考えですが、全員がテレワーク体制になった場合はフルタイムでも対応できます。

ここまで書きましたが、実はまだテストはしていません・・・。
会社のスマホ電話を格安スマホにするために、新規申込をしていますが、まだそのSIMが届いていないのです。

SIMが届いたらテストして、どうであったかをご報告させていただきます。

タグ:DX